Każdy system informatyczny zastosowany w firmie, instytucji czy przedsiębiorstwie ma bezpośredni wpływ na sposób organizacji pracy.

Wdrożenie systemu wymaga określenia potrzeb danej organizacji, właściwej konfiguracji wszystkich elementów systemu oraz przygotowania koniecznych procedur i przeszkolenia przyszłych użytkowników.

W każdym przypadku wdrażanie systemu informatycznego jest przedsięwzięciem unikalnym, ze względu na zastosowane rozwiązania, specyfikę firmy i wymagania użytkowników.

Wdrażanie systemu informatycznego jest procesem wieloetapowym. Zakres działań podejmowanych w celu optymalnego przystosowania systemu do oczekiwań przyszłych użytkowników jest następujący:

• Określenie potrzeb firmy - przyszłego użytkownika systemu
• Zebranie informacji niezbędnych do optymalnej konfiguracji systemu
• Dostosowanie systemu do określonych potrzeb użytkownika
• Instalacja i skonfigurowanie systemu z istniejącą siecią komputerową
• Szkolenie użytkowników

Wiele możliwości dostosowania systemu do potrzeb użytkownika jest standardowo umieszczonych w samym systemie, inne wprowadzane są na życzenie danego użytkownika. Konieczne jest zatem ustalenie jaka konfiguracja będzie optymalna dla danej organizacji, czy potrzebne będą zmiany samego oprogramowania, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Na tym etapie jest określany czas wdrożenia oprogramowania. W przypadku, kiedy potrzeby użytkownika nie determinują zmian w samym oprogramowaniu, czas wdrożenia pełnego systemu wynosi około 1 tygodnia.