Najczęściej podawane powody, dla których firmy inwestują w system ERP, to chęć usprawnienia działania firmy i w efekcie osiągnięcia korzyści ekonomicznych. Czasami firmom takie wymogi stawia grupa kapitałowa, do której należą, a czasem motywem jest niezadowolenie z obecnego systemu. Niezależnie od motywacji, inwestycja w system ERP powinna być dobrze przemyślana i poprzedzona procesem przygotowawczym, w którym należy poddać analizie szereg czynników.

Jakie kryteria warto rozważyć? Przede wszystkim należy skoncentrować się na potrzebach firmy, na jej strategii, planach rozwojowych i zastanowić do czego tak naprawdę posłuży nam system ERP. Z taką wiedzą łatwiej będzie rozmawiać z dostawcami systemów i porównywać oferty.

Warto szczególnie rozważyć następujące zagadnienia:
• Jakie mamy oczekiwania względem systemu? Jakimi metodami będziemy konkurować i czy system te właśnie metody będzie wspierał?
• W jaki sposób rozliczymy projekt i siebie po jego zakończeniu? Skąd będziemy wiedzieć, że wdrożenie się nam udało?
• Jakie są elementy ryzyka podczas wdrożenia i jak możemy je zminimalizować? Należy liczyć się z tym, że zaniedbanie odpowiedzi na dwa powyższe zagadnienia, może prowadzić do wzrostu kosztów działalności firmy (ponieśliśmy inwestycję w system, a nie przynosi on nam spodziewanych korzyści).

Przy rozpatrywaniu tych kryteriów oceniamy nie tylko sam system od strony technicznej, ale w równym stopniu oceniamy wiarygodność partnera wdrożeniowego oraz umowę, którą nam proponuje.